Fornitore Manda Documenti ITP Incompleti? Come Gestire la Situazione Senza Perdere Tempo

È venerdì pomeriggio. Il cantiere deve partire lunedì e un fornitore ti ha appena mandato la documentazione ITP. Apri la cartella, scorri i file e ti rendi conto che manca qualcosa. Il DURC c'è ma è scaduto, la formazione antincendio di due lavoratori non si trova, il patentino del carrellista non è incluso.

E ora? Devi capire esattamente cosa manca, scrivere al fornitore per richiederlo, e sperare che risponda in tempo. Se gestisci più cantieri contemporaneamente, sai che questa situazione si ripete decine di volte al mese.

Il Controllo Manuale: Un Processo che Conosci Bene

Il workflow tradizionale per gestire i documenti ITP incompleti segue sempre lo stesso schema. Prima apri ogni file per capire cosa contiene. I nomi non aiutano: "scan_finale.pdf", "doc_marzo.pdf", "documenti_vari.zip". Devi aprirli uno per uno per scoprire se quel PDF è il DURC, il DVR o qualcos'altro.

Mentre controlli, segni su un foglio o su Excel cosa hai ricevuto. Poi confronti con la checklist dei documenti obbligatori per l'Idoneità Tecnico-Professionale. DURC, visure camerali, DVR, POS, formazioni dei lavoratori, patentini dei mezzi. La lista è lunga e varia in base al tipo di fornitore.

Quando hai finito di spuntare, ti rendi conto che mancano alcuni documenti. A quel punto scrivi una mail al fornitore, cercando di essere chiaro su cosa serve. Ma spesso la comunicazione non è precisa, il fornitore manda qualcosa di sbagliato, e il giro ricomincia.

Se vuoi approfondire quali documenti servono davvero per ogni tipo di fornitore, abbiamo scritto una guida completa sull'onboarding fornitori in cantiere.

Dove Si Perde Tempo (e Pazienza)

Il problema non è solo il tempo del controllo iniziale. È tutto quello che viene dopo.

Attività	Tempo tipico
Controllare ogni documento ricevuto	30-60 minuti per fornitore
Identificare cosa manca	15-20 minuti
Scrivere email al fornitore	10-15 minuti
Gestire risposte incomplete	Variabile, spesso ore
Tenere traccia dei solleciti	Tempo indefinito

Il vero collo di bottiglia è la comunicazione con il fornitore. Scrivi una mail, aspetti la risposta, ricevi qualcosa ma non è quello giusto, riscrivi. Ogni ciclo sono giorni persi. E nel frattempo il cantiere rischia di slittare.

Come Funziona con l'Automazione

Con LEVELS OS (Operatore Sicurezza) il processo cambia completamente. Non devi più aprire ogni file per capire cosa contiene. L'Intelligenza Artificiale Generativa analizza il contenuto semantico dei documenti e li classifica automaticamente, indipendentemente dal nome del file.

Carichi la cartella del fornitore così come l'hai ricevuta. File disordinati, PDF con più documenti mescolati, scan ruotati. Non importa. In pochi minuti il sistema ti mostra esattamente lo stato della documentazione con un sistema a semaforo.

Se vuoi vedere come funziona il workflow completo, leggi la nostra guida sulla verifica ITP in 4 step.

Report Excel con i Documenti Mancanti

Una volta elaborati i documenti, puoi scaricare un report Excel che elenca tutto: cosa è conforme, cosa è scaduto, cosa manca completamente. Questo file diventa il tuo riferimento per comunicare con il fornitore.

Non devi più andare a memoria o ricontrollare le tue note. Il report è generato automaticamente e contiene le informazioni precise: quale lavoratore non ha la formazione aggiornata, quale mezzo manca del patentino, quale documento aziendale è scaduto.

Mail Pronta per il Fornitore

La funzionalità che fa risparmiare più tempo è la generazione automatica della comunicazione di recap. Invece di scrivere a mano la lista di cosa manca, il sistema prepara un messaggio già strutturato con tutti i documenti da richiedere.

Lo condividi con il fornitore e lui riceve una lista chiara e professionale. Niente ambiguità, niente fraintendimenti. Il fornitore sa esattamente cosa deve inviare, in quale formato, per quali lavoratori o mezzi.

Questo elimina il classico ping-pong di email che normalmente occupa giorni interi.

Benefici Concreti per Chi Gestisce Cantieri

La differenza non è solo di velocità. È di tranquillità.

Quando sai che il sistema controlla tutto automaticamente, non ti preoccupi più di aver dimenticato qualcosa. Quando hai il report pronto, affronti le comunicazioni con i fornitori in modo professionale. Quando arriva un controllo ispettivo, hai la documentazione completa e organizzata.

I nostri clienti come Wolf System, Sinergo e Albini e Castelli ci dicono che il vantaggio principale è proprio questo: lavorare senza l'ansia di aver tralasciato un documento. Se vuoi capire come scegliere la piattaforma giusta per le tue esigenze, leggi la guida sul miglior software per la verifica documentale dei fornitori.

Tu Mantieni Sempre il Controllo

Con il nostro approccio Human-in-the-Loop, l'AI analizza e propone ma sei tu a dare l'approvazione finale. Non sostituiamo il tuo giudizio professionale: eliminiamo il lavoro ripetitivo che ti porta via ore ogni settimana.

I nostri server sono esclusivamente in territorio UE e siamo conformi al GDPR by design.

Smetti di Perdere Tempo con i Documenti Incompleti

Se gestisci cantieri e ti ritrovi spesso a rincorrere fornitori per documenti mancanti, c'è un modo migliore. Automatizza la verifica, ottieni report precisi e comunica con i fornitori in modo efficiente.

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